Você acha que o Google Workspace é melhor do que o Office 365? Se sim, você deveria reconsiderar sua opinião e buscar saber mais sobre as funcionalidades de ambas as ferramentas. A maioria das pessoas conhece o Office 365 apenas por conta do pacote Office, ou no máximo pelo uso do Teams ou outlook, mas de maneira completamente superficial. Quer saber o motivo de afirmarmos isso com tanta certeza? Duas palavras: automação e integração.
Na Pró Resultado, usamos as ferramentas do ecossistema da Microsoft, então, podemos falar com experiência que se você acha que entende de ferramentas de automação e integração, você ainda não viu nem metade do que a Microsoft tem a oferecer: vem com a gente e conheça as ferramentas do Office 365!
Ferramentas de gestão de arquivos do office 365
A primeira categoria que você precisa conhecer é a de gestão de arquivos. Então, abordaremos as 3 principais, além de suas funcionalidades e vantagens, mostrando como elas são usadas a favor da organização e produtividade da sua equipe. Confira a seguir quais são elas!
OneDrive
O OneDrive — antigo Microsoft Live Folders e SkyDrive — é a solução da Microsoft para armazenamento de arquivos em nuvem. Trata-se de uma multiplataforma que pode ser usada e acessada a partir de diversos dispositivos, incluindo os da Apple. Entre os recursos do OneDrive, podemos citar:
- backup de arquivos, tanto na versão web quanto na de dispositivos móveis;
- compartilhamento de documentos e colaboração com outras pessoas;
- digitalização de documentos e acesso a arquivos no Windows sem usar espaço no computador.
O OneDrive sincroniza automaticamente quando arquivos são editados ou criados dentro do ambiente. O plano gratuito conta com 5 GB de armazenamento na nuvem, além do acesso a versões online das ferramentas de produção online (das quais falaremos mais tarde). Há ainda planos pagos de 100 GB, 1 TB e até 6 TB no plano Family.
Sharepoint
O Microsoft Sharepoint serve, basicamente, para criar sites. Com o Sharepoint, você consegue criar um portal colaborativo do zero, além de usar essa intranet para armazenar, organizar, acessar e compartilhar informações a partir de qualquer dispositivo usando um navegador web, podendo usá-los offline também. Confira alguns dos benefícios do Sharepoint:
- aumento da colaboração entre as equipes por meio do compartilhamento de arquivos, dados e recursos;
- automatização das tarefas por meio do flow;
- configuração de alertas para uso nas etapas dos modelos de processos complexos;
- acessibilidade e centralização das informações;
- possibilidade de auditar e gerenciar direitos e permissões para proteger os conteúdos.
Para incrementar a ferramenta, contamos com biblioteca de documentos, formulários automatizados, banco de imagens, calendário compartilhado, compartilhamento do site, histórico de versões e gerenciamento de tarefas. É claro que você também pode integrar com Excel e Power BI, dos quais falaremos mais para frente também!
Stream
O Stream é o serviço de hospedagem de vídeos da Microsoft. Podemos dizer que é o Youtube da Microsoft, só que em uma versão mais segura. Além de simples de usar, a plataforma também é colaborativa e integrada aos demais serviços do Office 365. Você pode assistir o vídeo online, curtir, comentar etc.
Pesquisa inteligente
Um dos recursos diferenciados do Stream é a pesquisa inteligente. Por meio dela, é possível pesquisar palavras específicas faladas no vídeo, visualizar todas as participações e avançar para os respectivos lugares onde elas aparecem na transmissão, assistir o vídeo enquanto exibe a transcrição etc.
Ferramentas de gestão de projetos e tarefas do office 365
Essa é uma parte um tanto quanto importante das ferramentas, especialmente para gestores e equipes. Estamos falando das aplicações para gestão de projetos e gerenciamento de tarefas. Vale lembrar que elas também se integram, gerando um ambiente bastante produtivo. Confira a seguir as principais!
Planner
O Microsoft Planner, como o nome sugere, é uma ferramenta para planejamento e gerenciamento de projetos. Usando um kanban como base, é possível organizar e agendar as tarefas.
Além disso, é você pode criar grupos e categorias — os buckets, com seções de comentários, gráficos e muito mais. As atividades do Microsoft Teams também podem ser facilmente atribuídas no Planner!
To Do
O nome dessa ferramenta também é bem sugestivo. O Microsoft To Do é uma lista de tarefas. Como a gente já sabe, listas do que fazer são aliadas da produtividade. Então, é uma boa ideia sistematizar essas listas e integrar com os demais ambientes nos quais as tarefas estão delegadas.
Project
O MS Project atua em diferentes etapas de gestão, sendo mais direcionado ao controle do planejamento. Ele é mais robusto para gestores, pois traz detalhamento dos calendários, além de automatizar as tarefas e permitir a visualização (e análise) a partir de ângulos diversos.
Ao planejar e/ou controlar usando o Microsoft Project, o trabalho é alinhado aos recursos, custos, cronograma etc., tudo seguindo o modelo do PMBOK. Vale a pena ainda citar os relatórios burndown, muitíssimo relevantes para quem usa a metodologia Scrum para gerenciar os projetos.
Visio
O Microsoft Visio é uma ferramenta para criar diagramas. Então, a partir dele, você pode criar organogramas e fluxogramas, fazer modelagem de dados, plantas baixas, cartazes e até diagrama de redes. Por meio de uma diagramação visual, é possível compartilhar informações com as equipes.
Ferramentas de análise e automação do office 365
Agora chegamos na parte mais estratégica do Office 365: as ferramentas de automação e análise. Vamos abordar o trio Power nos próximos tópicos, visto que a sua empresa pode ser 100% integrada por meio dele. Vem com a gente descobrir os diferenciais de cada uma das ferramentas!
Power BI
O Power BI está na moda, mas também não poderia ser diferente, afinal, essa é uma ferramenta super poderosa quando o assunto é análise de dados. O grande diferencial do BI, para nós, é a dinâmica: você pode estruturar e elaborar painéis e dashboards, criar relatórios interativos e se conectar com as outras diversas ferramentas do Office 365.
Power Automate
O Power Automate, como o nome já diz, serve justamente para automatizar. Essa é a missão da ferramenta. Então, você pode criar fluxos de trabalho, eliminando a necessidade de alguém lançando dados, salvando arquivos e enviando e-mails: os dados são automatizados!
Power Apps
Já o Power Apps é um ambiente no qual você pode criar aplicativos de negócios rapidamente. Nele, basta conectar um banco de dados e gerar a aplicação de acordo com o objetivo específico. É possível compartilhar os dados dessa forma, seja internamente, seja para clientes.
Ferramentas de produção do office 365
Nas ferramentas de produção, entra o tradicional pacote Office, conhecido por aplicações como o Word, PowerPoint e Excel, por exemplo. O Excel ganha destaque pois é excelente para gestão de dados estruturados. Assim, ele dialoga com outros da mesma natureza, como Power Apps, o Access e o Lists.
OneNote
O OneNote funciona como um bloco de notas. Ele pode ser usado em diversos dispositivos, inclusive móveis, tanto em Android quanto para iOS. Além da interface simples, é possível sincronizar os dados entre diversos dispositivos sem maiores complicações, basta lançar as informações no seu celular, por exemplo, e acessar no computador mais tarde.
Microsoft Sway
O Microsoft Sway é uma ferramenta excelente para fazer apresentações, indo muito além do PowerPoint. Na verdade, as propostas são diferentes: com segundo, você pensa em apresentar para uma audiência, enquanto no Sway, o foco está em apresentar ideias na tela. Então, ele é a melhor escolha para quem gosta de ser mais interativo.
Algumas indicações para o uso dele é a apresentação de tutoriais, relatórios interativos, tópicos etc. A base do uso do Sway está no enredo, no qual usuários diversos podem adicionar slides ou uma série de cartões, preenchendo-os com conteúdo. É possível ainda agrupá-los em sessões.
Whiteboard
O Microsoft Whiteboard é uma aplicação que transforma o seu computador em uma lousa de trabalho colaborativo. Um quadro de anotações pronto para o brainstorm com a sua equipe ou com o seu cliente. Lá dentro é possível desenhar, usar o bloco de notas, usar imagens etc. Tudo em ambiente virtual e, é claro, compartilhável!
Ferramentas de comunicação no office 365
Por fim, mas não menos importante, temos as ferramentas de comunicação do Office 365. Trouxemos 3 que talvez você ainda não saiba muito a respeito e deixamos por último a cereja do bolo, que é o Microsoft Teams. No Teams, todas as ferramentas citadas anteriormente podem se encontrar. Quer saber mais? Então continue lendo!
Yammer
Você já ouviu falar sobre o Yammer? Pois bem. Trata-se de uma rede social para empresas. Ele também é voltado para estudantes. Sua interface é bem parecida com as timelines que conhecemos atualmente, como a do próprio Facebook, por exemplo. Além de acompanhar e interagir com os posts, é possível criar grupos fechados.
Kaizala
O Microsoft Kaizala é uma ferramenta para gerenciar mensagens, permitindo a colaboração entre as pessoas em ambiente interno. Serve para organizações, comunidades e indivíduos. Nem precisamos comentar que é super seguro também. Além de trocar mensagens instantâneas, você pode coordenar tarefas, usar recursos especiais, enviar faturas etc.
MyAnalytics
O MyAnalytics é chamado pela Microsoft como a ferramenta que “controla a eficiência do trabalho”. Essa ferramenta apresenta um painel pessoal sincronizado com o Outlook, então você consegue visualizar de maneira simples como o tempo de trabalho foi gasto, enquanto recebe também sugestões de formas mais produtivas de executá-lo.
Os compromissos que você assume por e-mail, por exemplo, são informados por meio de Inteligência Artificial, aj udando na organização. Além do tempo gasto em e-mails e reuniões, é possível obter dados a partir do Skype e do Teams, além de sinais de trabalho no SharePoint e no OneDrive!
Microsoft Teams
Colocamos ele aqui nessa seção, mas a verdade é que o Teams é muito mais que uma ferramenta de comunicação. Então, se você está usando apenas para marcar reuniões e gravá-las de vez em quando, você entendeu tudo errado. O Teams não é só um mero Skype, Meet ou Zoom.
Na verdade, o Teams é um ecossistema no qual você consegue gerenciar todas as ferramentas da Microsoft. Nesse ambiente, estão integrados todos os arquivos, toda a gestão de dados, a comunicação e o que foi automatizado. Podemos considerar o Teams um SuperApp!
Ferramentas super integradas do office 365
Até aqui, você teve acesso às principais funções de cada uma das ferramentas que trouxemos. O Office 365, com todos esses recursos, faz com que a Microsoft seja um potencial hub para concentrar o planejamento, a execução das tarefas e o controle operacional dentro da sua empresa.
Para ajudar você a aplicar estrategicamente essas ferramentas e saber exatamente como usá-las para integrar e automatizar as suas atividades, temos tutoriais.
